การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับพนักงานในองค์กรด้วยชุดหูฟัง

การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับบุคลากรภายในบริษัท ถือว่ามีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะจะเกิดประโยชน์โดยตรงกับบริษัทหรือองค์กรที่พนักงานทำงานอยู่ และก็ถือเป็นการเพิ่มความสามารถและความสะดวกสบายให้กับพนักงานอีกทางหนึ่ง มาดูกันว่าถ้าเราสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับพนักงาน โดยการนำชุดหูฟัง headset ไปให้พนักงานใช้กับระบบโทรศัพท์ภายในออฟฟิศ จะเกิดประโยชน์อย่างไร และช่วยลดปัญหาจากการทำงานทางด้านใดบ้าง

1. เชื่อว่าหลายคนน่าจะประสบปัญหาเช่นเดียวกัน เวลาที่ต้องทำงานทางด้านเอกสารและต้องคอยรับสายโทรศัพท์จากลูกค้า หรือเพื่อนร่วมงานต่างแผนกไปพร้อมๆกัน หากโทรศัพท์บนโต๊ะของคุณยังไม่มีหูฟัง headset ไว้ใช้งานเป็นอุปกรณ์เสริมแล้วล่ะก็ สิ่งที่ทุกคนจะทำเหมือนกันก็คือ การเอาคอของตัวเองมาหนีบกระบอกโทรศัพท์ไว้แล้วทำคอเอียงๆ และพูดโต้ตอบกับคู่สนทนาปลายสาย ส่วนอีกสองมือก็พิมพ์ออร์เดอร์รับคำสั่งซื้อจากลูกค้าปลายทาง ถือเป็นความสามารถพิเศษอีกแบบ แต่มันลำบากไปหรือเปล่าสำหรับระบบการทำงานภายในออฟฟิศในยุคสมัยนี้  จะดีแค่ไหนถ้าเราสามารถพิมพ์งานเอกสารได้อย่างคล่องแคล่ว หรือจดโน้ตลงสมุดได้อย่างไม่ทุกลักทุเล สนทนากับปลายสายแบบสบายๆ นั่งตัวตรงไม่ทำให้กระดูกสันหลังเสียรูป สองมือที่ว่างอยู่ก็สามารถทำงานอย่างอื่นที่อยู่บนโต๊ะได้อีกหลายอย่าง  พนักงานของคุณจะมีสติมากขึ้น ไม่ต้องคอยทวนคำสั่งซื้อจากลูกค้าบ่อยๆ เพราะมัวแต่เห็นทุกสิ่งรอบตัวเป็นแนวเอียงๆไปหมด 

2. หูฟัง contact center headset และ enterprise headset ถูกออกแบบมาเพื่อใช้งานทางด้านการสนทนาทางธุรกิจเป็นหลัก มั่นใจได้ว่าเสียงสนทนาที่ได้ยินจากหูฟังนั้นจะชัดเจนทั้งคู่สนทนาปลายสายและฝั่งผู้ใช้งานเอง ไม่ทำให้เสียงสนทนาของทั้งสองฝั่งผิดเพี้ยนไป เพราะความไม่ได้คุณภาพที่เกิดจากตัวอุปกรณ์ที่ใช้สื่อสารกัน  การที่พนักงานสามารถพูดคุยให้คำปรึกษากับลูกค้าหรือบุคลากรภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก็ยิ่งเป็นการลดความผิดพลาดที่จะเกิดจากตัวบุคคลให้น้อยที่สุด ยิ่งเทคโนโลยีอุปกรณ์ทางด้านเสียงและหูฟังที่ใช้สำหรับการสื่อสารภายในองค์กรก้าวไปไกลเท่าไร ก็มักสร้างประโยชน์ให้กับบุคลากรและองค์กรนั้นๆ อย่างเห็นได้ชัด เรื่องเล็กๆแบบนี้ถ้ามองให้เป็นเรื่องสำคัญก็สามารถที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้กับพนักงานภายในองค์กรได้มากขึ้นเช่นกัน

3. จากข้อ 1 ที่ได้มีการหยิบยกพฤติกรรมการทำงานของพนักงานในองค์กร ที่ยังไม่ได้มีการจัดหาสิ่งอำนวยความสะดวกและเพิ่มความสามารถให้กับพนักงานมาไว้ใช้งานบนโต๊ะทำงานอย่างชุดหูฟัง headset นั้น จะเห็นได้ว่าการทำงานแต่ละวันช่างลำบากยากเย็นเหลือเกิน ต้องใช้ความสามารถพิเศษแบบที่ผิดหลักสรีระศาสตร์มาช่วยในการทำงาน เพื่อให้ตัวเองทำงานได้ทันภายใต้ข้อจำกัดที่มีอยู่ เพียงเพราะว่าอุปกรณ์ที่ใช้สำหรับการสื่อสารไม่เอื้อประโยชน์ในการทำงานเอาซะเลย 

จึงเป็นสาเหตุว่าเมื่อทำงานและใช้วิธีการแบบนี้ไปได้สักระยะหนึ่ง พนักงานหลายๆคนในแต่ละบริษัทที่ต้องทนกับพฤติกรรมเดิมๆที่เค้าต้องทำอยู่ทุกวันโดยการคุยโทรศัพท์แบบที่ต้องเอียงคอทำโน่นนี่ไปด้วยภายในเวลาเดียวกัน นานๆครั้งอาจจะแค่ปวดคอปวดไหล่บ้างนิดหน่อย แต่หากทำเป็นประจำทุกวัน อาจจะเกิดอาการที่เรียกว่า “ออฟฟิศซินโดรม” ตามมาอย่างแน่นอน 

ทุกคนน่าจะทราบดีว่าไม่ง่ายเลยที่จะรักษาอาการเจ็บปวดจากโรคนี้ให้หายได้โดยเร็ว  ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะไม่เกิดขึ้นเลย หากบริษัทและองค์กรได้ให้ความสำคัญกับวิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับพนักงานภายในความดูแลของตัวเอง โดยการจัดหาชุดหูฟัง headset มาไว้ใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นหูฟังในแบบ contact center หรือ enterprise headset ก็ตามแต่ที่บริษัทจะเลือกใช้ให้เหมาะสมกับลักษณะงานของตน

ทั้งสามข้อเป็นเพียงแค่ตัวอย่างที่ผมยกมาให้ทุกท่านเห็นถึงความสำคัญและประโยชน์ที่ได้ จากการใช้ชุดหูฟัง headset เพื่อการสื่อสารทางด้านระบบโทรศัพท์ภายในองค์กรหรือบริษัทของตน ผมไม่ค่อยห่วงกับธุรกิจอย่าง contact center หรือศูนย์บริการลูกค้าสัมพันธ์ต่างๆ หรือแม้แต่องค์กรใหญ่ๆ ที่มักจะเล็งเห็นถึงความสำคัญในการนำชุดหูฟัง headset ไปใช้เพื่อการสื่อสารภายในองค์กร แต่จะเป็นห่วงกับบริษัทเล็กๆ ที่กำลังเกิดใหม่การแข่งขันสูงอย่างธุรกิจแนว SMB ที่ต่างต้องการก้าวไปเป็นผู้นำหรืออยู่อันดับต้นๆในใจของลูกค้าหรือผู้บริโภค อาจคิดว่าคนหรือพนักงานคือทุกอย่างที่จะทำให้องค์กรประสบความสำเร็จ จนลืมนึกไปว่าอุปกรณ์ที่ใช้ในการทำงานก็มีส่วนสำคัญ ในการเพิ่มความสะดวก เข้ามาช่วยให้พนักงานในองค์กรหรือบริษัทนั้นทำงานได้มีคุณภาพและมีประสิทธิภาพมากขึ้น  และบรรลุเป้าหมายตามแผนธุรกิจที่วางไว้